L’esperienza insegna: rifletti sulle lezioni apprese prima di chiudere il tuo progetto

Albert Einstein diceva: “La sola fonte di conoscenza è l’esperienza”. Questo concetto, sicuramente applicabile a tantissimi diversi aspetti della vita e del lavoro, si adatta perfettamente al Project Management, e in particolare ad un metodo strutturato come PRINCE2.

Infatti, uno dei principi di PRINCE2 è “Apprendimento dall’esperienza”, definito come “La capacità dei team di progetto di apprendere dalle esperienze precedenti:  per tutta la durata del progetto si individuano lezioni da registrare e, in seguito alle quali, agire”.

Questo principio è fortemente radicato nel metodo,  perché infatti hai bisogno di rivedere le lezioni apprese non solo all’inizio di un progetto, ma anche durante e alla fine.

Come suggerito dal manuale PRINCE2, Successo nella gestione dei progetti con PRINCE2:

• Quando si inizia il progetto – devono essere rivisti progetti simili o precedenti per vedere se si possono applicare alcune delle lezioni apprese
• Durante il progetto – si continua ad apprendere. Le lezioni devono essere registrate continuamente in tutti i report e revisioni
• Quando si chiude il progetto – il progetto deve poter mostrare le lezioni apprese.

L’obiettivo di questo articolo è di collegare il principio “apprendimento dall’esperienza” con la fase di chiusura di un progetto, dimostrando perché è fondamentale chiudere correttamente un progetto, e poi esplorando le ragioni dietro al concetto di “lezioni” nei progetti PRINCE2.

Il processo di Chiusura di un Progetto

“Una delle caratteristiche peculiari dei progetti PRINCE2 è quella che sono ben delimitati, ovvero hanno un inizio ed una fine. Se il progetto perde questa peculiarità, perde anche alcuni dei vantaggi rispetto ad un approccio di gestione puramente operativo.”

Questa frase del manuale ufficiale PRINCE2 evidenzia come la chiusura del progetto sia sempre migliore di un lento ritorno al business as usual, perché in quest’ultimo caso non verrebbe data importanza alla domanda chiave: abbiamo raggiunto gli obiettivi originali?

Invece di fissare un obiettivo arbitrario, nel Project Management hai bisogno di creare un piano. Per misurare, confronta il tuo piano con la realtà. La performance del progetto misura quanto ciò che si è realizzato si avvicina a quello che ci si era prefissati di realizzare, e questa è una valutazione che il PM non fa solo alla fine del progetto, ma nel corso di tutte le fasi.

Gli obiettivi chiave della fase di Chiusura sono (dal manuale PRINCE2, capitolo “Chiusura di un Progetto”):

• Verificare l’accettazione dell’utente riguardo ai prodotti del progetto
• Assicurarsi che, una volta terminato il progetto, la sede del progetto sarà in grado di fornire assistenza ai prodotti
• Rivedere il livello di performance del progetto rispetto alle sue versioni baseline
• Valutare eventuali benefici già realizzati, aggiornare le previsioni riguardo ai benefici residui e pianificare la verifica di quelli non realizzati
• Assicurarsi che siano stati presi gli opportuni provvedimenti, sotto forma di azioni post-progetto suggerite, per rispondere a tutte le questioni ed i rischi non chiusi.

Lezioni REGISTRATE o APPRESE?

I progetti richiedono un’organizzazione temporanea (il team di progetto) per un determinato periodo di tempo, e per uno specifico obiettivo. Sappiamo tutti che i progetti sono unici, ed è proprio questo elemento di unicità che li rende più complessi visto che il team temporaneo potrebbe non avere abbastanza esperienza in progetti simili a quello intrapreso.

Questa è fondamentalmente la ragione per cui PRINCE2 sottolinea l’importanza delle lezioni: è responsabilità di tutte le persone coinvolte nel progetto cercare lezioni apprese invece di attendere che sia qualcun altro a fornirle. Le informazioni derivanti dalle lezioni dovrebbero essere usate dal gruppo responsabile per il quality management system, per perfezionare, cambiare e migliorare gli standard.

Le lezioni possono essere positive o negative: un errore comune è quello di guardare agli errori e issue affrontati nel progetto e registrarli come lezioni che hanno avuto un impatto negativo sul progetto. Ma questa è solo una faccia della medaglia: PRINCE2 consiglia di registrare anche le lezioni che hanno avuto un impatto positivo sul tuo progetto, e che possono essere applicate nuovamente nel futuro.

Ci sono tre motivi principali per i quali le lezioni sono così importanti nei progetti PRINCE2:

1. Se il progetto è il “primo” per le persone nel team, allora è importante apprendere da altri e il progetto deve tenere in considerazione la ricerca di esperienze esterne.
2. Il team ed il PM dovrebbero cercare opportunità per implementare miglioramenti durante la vita del progetto, non solo nella fase di inizio o fine.
3. Distinguere tra una lezione registrata e una lezione appresa: se le lezioni non provocano un cambiamento, sono solo lezioni identificate in un Promemoria sulle Lezioni. Non sono ancora “apprese”.

Per evidenziare la differenza tra lezioni registrate e apprese, PRINCE2 suggerisce l’utilizzo di due diversi template:

• Promemoria sulle lezioni: inteso come un archivio di lezioni applicabili ad uno o più progetti. È imporante registrare le lezioni in questo Promemoria per utilizzarle come input alle strategie e piani dei progetti.
• Rapporto sulle lezioni: utilizzato per registrare e tramandare tutte le lezioni che possono essere rilevanti per altri progetti. L’obiettivo è quello di agire al fine di implementare miglioramenti nel modo di lavorare dell’organizzazione, che quindi in futuro sarà in grado di evitare lezioni negative.

Ricorda sempre di aggiungere il Rapporto sulle Lezioni al Rapporto di Fine Progetto: è qui che la Fase di Chiusura e il principio di “apprendimento dall’esperienza” si incontrano.

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