Qual è il vero ruolo di un Project Manager? Cose da fare e da non fare per essere un buon Project Manager

Ecco una domanda molto facile a cui spesso viene data la risposta sbagliata.

Domanda: Chi è il project manager?
Riposta: Colui che gestisce un progetto.

Molti progetti e molte organizzazioni interpretano male questa domanda: non comprendono veramente il ruolo di project manager e pensano che il project manager realizzi il progetto, che sia un esecutore e non un manager. Assumono specialisti tecnici come project manager e chiedono loro di impegnarsi nella parte tecnica del lavoro.

Ma facciamo chiarezza: Il ruolo del project manager è quello di GESTIRE il progetto. Lui o lei è innanzitutto un manager. Altre competenze tecniche sono utili, ma secondarie.
PRINCE2 è molto chiaro su questo punto.

PRINCE2 prevede una struttura organizzativa del progetto ben definita, a più livelli

1. 1. Al livello più alto abbiamo il Project Executive (detto anche Project Sponsor o Project Owner) e il project board. È questo il livello all’interno del quale vengono prese le decisioni e che quindi è responsabile del successo del progetto.
   2. Al centro vi è il Project Manager, che gestisce il progetto giornalmente e coordina il lavoro specialistico.
   3. Al terzo livello ci sono i Team di progetto che si occupano del lavoro specialistico e hanno competenze tecniche.Per PRINCE2, il project manager è come un direttore d’orchestra.

Il direttore non suona, coordina i musicisti.
Il project manager non realizza il lavoro del progetto, ma lo organizza.

Per PRINCE2, un ruolo chiave del project manager è quello di stabilire i pacchetti di lavoro e assegnarli ai team.
È come una stretta di mano: abbiamo bisogno di un accordo tra project manager e team manager sul lavoro da fare.

• • Il Project Manager propone un “pacchetto di lavoro”
  • I Team Manager propongono un Piano di Team per realizzare il Pacchetto di Lavoro

Una volta trovato l’accordo, il lavoro può iniziare.
Ed una volta iniziato il lavoro, il project manager deve seguire i progressi. Il project manager deve GESTIRE il progresso, senza essere troppo coinvolto o troppo poco.

• Se il project manager è troppo coinvolto, perde tempo (e spesso finisce a fare il lavoro invece di gestirlo)
• Se il project manager è troppo poco coinvolto, può perdere il controllo (e fallire nella gestione)

Per gestire correttamente, il project manager dovrebbe rivedere lo stato dei pacchetti di lavoro regolarmente in checkpoint periodici. Un checkpoint non è un lungo e noioso meeting settimanale. PRINCE2 evita la gestione tramite meeting, che viene ritenuta inefficace e dispendiosa.

Un checkpoint è un evento regolare, tipicamente settimanale.

• • Un report sullo stato in forma scritta
  • Un meeting (facoltativo)
  • Un Follow up

Un checkpoint dovrebbe sempre iniziare con un report sullo stato di avanzamento in forma scritta. È importante che il report sullo stato di avanzamento sia scritto, ed è importante che il project manager lo abbia prima del meeting. Questo consente al meeting di essere breve e diretto – il project manager può focalizzarsi su alcuni punti chiave del report.

Questa è la “gestione per eccezione”, che abbrevia i tempi e aiuta ad assicurare che il Project Manager sia focalizzato ed efficiente.

Il checkpoint report del team è strutturato in:

• • Cosa il team ha fatto nella settimana in corso
  • Questioni
  • Cosa il team prevede di fare la settimana successiva.

Vediamo un esempio. Un team manager invia un checkpoint report ogni giovedì al Project Manager. Il venerdì, il project manager può discutere con il team manager (dal vivo o via telefono, messaggistica…):

• due attività che non sono state finite in tempo
• una questione che sembra preoccupante
• un’attività che deve essere pianificata per la settimana successiva

Il Project Manager si focalizza su alcuni punti in particolare e non sullo stato complessivo. È la gestione per eccezione. Il Project Manager è un manager e non ha bisogno di controllare tutto nei minimi dettagli. In alcuni progetti, il Project Manager può aver bisogno di competenze tecniche per poter stabilire i pacchetti di lavoro; e può direttamente gestire uno o più team. Ma il compito principale del Project Manager è quello di gestire.

Ora abbiamo la risposta corretta alla domanda “Chi è il Project Manager”. La risposta è semplice… Il project manager è… un manager.

La prossima settimana non perderti il secondo articolo della serie: 3 step per iniziare il tuo progetto

Article republished from Milestones by Jeff Ball