PRINCE2 o PMP?

A prima vista, l’inglese PRINCE2 e l’americano PMP, provenienti da due diverse sponde dell’Atlantico, sembrano due approcci differenti per la gestione di progetti. Ma, guardando più da vicino, questi due approcci non sono soltanto compatibili ma anche strettamente complementari.
Prima di iniziare a spiegare le differenze tra i due metodi, è il caso di chiedersi: perché si sono sviluppate due metodologie di project management?

• Per evitare l’insuccesso dei progetti: i metodi infatti permettono di rendere i progetti più efficienti ed efficaci.
• Per essere competitivi: una delle ragioni per le quali le aziende cercano di migliorare i loro progetti è la concorrenza. Per essere sempre più competivi bisogna rendere i costi di gestione dei progetti i più bassi possibili.
• Per essere al passo con il cambiamento e quindi ridurre i rischi: il contesto degli ultimi anni ha dimostrato che è molto più difficile avere visibilità in termine di rischi e oramai bisogna essere sempre più veloci nei progetti e se necessario svilupparli all’interno di programmi – quindi, più rilasciamo i prodotti velocemente meno siamo esposti a rischi.
• Per avere un linguaggio comune: avere un vero ‘linguaggio di progetto’ che eviti i malintesi, troppa burocrazia, specialmente a livello internazionale, è sicuramente un fattore importante in termini di efficacia.
• Per non dover reinventare tutto ogni volta: faccio spesso l’esempio della metro di Parigi perché ho visto persone che passano da un punto A ad un punto B ad una velocità incredibile. Perché? Perché hanno la stessa direzione, quindi un movimento ripetitivo, meccanico, sanno in quale fila mettersi per arrivare precisamente di fronte al colore della loro prossima corrispondenza, conoscono i colori, i sensi unici ecc. Quando facciamo delle cose ripetitive siamo molto efficaci ed è proprio questa una delle cose che ricerchiamo nei metodi di project management: la possibilità di fare alcune cose ripetitive. Bene, è evidente che il contenuto cambia da un progetto all’altro ma almeno non dovremo ripensare ogni volta alle modalità. E quindi ci potremo concentrare su «quello che dobbiamo fare» piuttosto che sul «come farlo».
• Per «professionalizzare» il mestiere di project manager: attraverso le cerificazioni ufficiali, un project manager può dimostrare le sue competenze e far parte di un gruppo di professionisti riconosciuti.

Perché due metodologie
Possiamo anche chiederci «perché due metodologie?». Non c’è un solo modo di fare i progetti, per questo sono state sviluppate più metodologie. Ogni volta è necessario tenere conto di alcuni fattori per trovare il/i giusto/i strumento/i. Prendiamo ad esempio il mio idraulico. Quando viene a riparare il mio scaldabagno e apre la sua cassetta degli attrezzi, ci sono tutti gli strumenti necessari, non c’è solo una chiave di volta, quindi lui si adatta, in base alle circostanze dei clienti e degli oggetti su cui lavorare, per essere il più rapido ed efficace possibile.
Non si tratta quindi di uno strumento ma sono DEGLI strumenti e, a seconda dei contesti, alcuni saranno più adatti o utili di altri. Qualche elemento da considerare in termini di contesto:

• Ambiente di progetto: bisogna adattarsi all’ambiente di progetto. A seconda del settore: finanziario, bancario, informatico, dei trasporti, chimico, industriale, ecc. il livello di rischio cambia;
• Cultura: cultura geografica, ma anche cultura d’impresa; la cultura è un fattore che influisce sulla scelta dello strumento. In PRINCE2 e PMI l’aspetto culturale del ruolo di Project Manager è molto marcato;
• Livello di rischio: in funzione al livello di rischio, sia a livello di prodotti che di gestione, bisognerà adattare i diversi strumenti;
• Complessità e importanza: il project management è un costo di gestione aggiuntivo alla creazione dei prodotti e quindi è utilizzato quando le attività da implementare rappresentano un investimento, si tratta quindi di minimizzare questo costo aggiuntivo.

In un’intervista, Alain Thébault, direttore del progetto Hydroptère (il veliero più veloce del mondo con una velocità che arriva fino a 100 km/h), esprime bene questo concetto: “Il nostro istinto e la nostra esperienza hanno i loro limiti. Senza gli strumenti informatici non avremmo potuto superare la velocità di 50 nodi”. È vero, i project manager ragionano di istinto ed esperienza, ma questo non basta più; oggi, per andare lontano, abbiamo bisogno di supporto, di strumenti e di esperienza. E continua “Ma la vera forza di questo progetto non sono le risorse, è un lavoro di squadra fantastico“, in effetti, il successo dei progetti è dato dagli uomini e donne che fanno parte dei team di progetto. Buoni strumenti in mani sbagliate non danno buoni risultati.

Contesto Culturale PRINCE2 e PMI

• PRINCE2: di origini anglosassoni, un mondo di analisi, riflessione e gestione.
• PMBoK del PMI: origini americane, un mondo di conquistatori e di rischi, un approccio molto tecnico e veloce in termini di realizzazione di progetti tecnologici.

Struttura del PMBoK e di PRINCE2
A prima vista la struttura non è totalmente identica.
Da un lato abbiamo PRINCE2, una guida orientata ai processi completata da Tematiche che sono aspetti di gestione. Inoltre un’appendice molto utile contiene 26 documenti pre-formattati essenziali per la buona gestione del progetto. Troviamo anche sette principi che determinano le buone prassi in termini di project management: se rispettiamo questi principi, allora si tratta di un progetto gestito con PRINCE2.
Dall’altro lato, con PMBoK, troviamo qualcosa di simile con un orientamento verso i processi ancora più forte perché le aree di conoscenza (come gli aspetti di gestione) si presentano sotto forma di processo: dati di avvio, attività e tecniche, dati di chiusura.
In sintesi, 5 processi nel PMBoK con 42 attività contro 7 processi in PRINCE2 con 40 attività, quindi possiamo notare una certa complementarità e similitudine a livello di processo.
7 tematiche in PRINCE2, 10 aree di conoscenza nel PMBoK: a livello di tematiche e di aree di conoscenza possiamo vedere ancora più vicinanza.
Nota: nelle aree di conoscenza del PMBoK sono integrate le best practice mentre PRINCE2 le ha separate sotto forma di Principi.
=> Quindi alla fine la struttura dei due manuali è relativamente simile.

PMBoK e PRINCE2 da vicino
1. Confronto dei processi
Rientriamo nella parte più tecnica: come confrontare i 5 processi del PMBoK (Avvio, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Controllo, Chiusura) e i 7 processi PRINCE2 (Avvio di un Progetto, Inizio di un Progetto, Gestione della Consegna dei Prodotti, Gestione dei Limiti di Fase, Controllo di Fase, Direzione di un Progetto, Chiusura di un Progetto)?
PRINCE2 presenta un po’ più nel dettaglio l’inizio del progetto dividendolo in 2 processi: «Avvio di un Progetto e Inizio di un Progetto», il PMBoK li raggruppa in un solo processo : «Avvio». In PRINCE2 abbiamo quindi un inizio con approvazione intermedia, si tratta della fase pre-progetto per verificare la fattibilità del progetto. Quindi le 2 guide hanno lo stesso approccio e sviluppano un documento che spiega nel dettaglio il modo in cui verrà svolto il progetto: in PRINCE2, c’è il DIP (Documentazione d’Inizio Progetto), nel PMBoK, è il Project Management Plan, la logica resta la stessa.
Dal lato della pianificazione, PRINCE2 prepara un piano di progetto in supporto al processo Inizio di un progetto, più dei piani dettagliati per fase in supporto al processo di Gestione dei Limiti di Fase. Il Comitato di progetto delega al project manager la gestione del progetto fase per fase, e lui stesso delega ai Team Manager lo sviluppo dei prodotti. Ogni livello dell’organizzazione PRINCE2 ha il suo processo e il suo livello di pianificazione associata.
Il PMBoK gestisce l’intera pianificazione nel processo Pianificazione, ma come PRINCE2 raccomanda una pianificazione per fasi successive, il livello di dettaglio aumenta man mano che l’orizzonte di pianificazione si riduce. Le 2 guide raccomandano una pianificazione orientata al prodotto, questa raccomandazione è forte in PRINCE2 in quanto oggetto di un principio e di una tecnica specifica.
Infine i processi Esecuzione e Monitoraggio e Controllo del PMBoK si ritrovano anche in PRINCE2 all’interno dei processi Direzione di un Progetto e Controllo di Fase. E le 2 guide hanno entrambe un processo per chiudere il progetto, che si chiama Chiusura nel PMBoK e Chiusura di un Progetto in PRINCE2.

=> Quindi infine, non ci sono differenze sostanziali, la logica è molto simile. PRINCE2 offre, se necessario, un po’ più di prudenza e di controllo: probabilmente dovuto ad un riflesso culturale. Ho detto «se necessario» perché la guida può e deve essere adattata al bisogno di controllo e un intero capitolo è dedicato a questa parte. Questo argomento viene anche menzionato nel PMBoK.

2. Aree di Conoscenza Vs Tematiche
Osserviamo le 10 aree di conoscenza del PMBoK (Integrazione, Ambito, Tempi, Costi, Qualità, Risorse Umane, Comunicazioni, Rischi, Approvvigionamento, Stakeholder) e confrontiamole con le 7 tematiche di PRINCE2 (Business Case, Organizzazione, Qualità, Piani, Rischio, Cambiamento, Stato di Avanzamento) e osserviamo le analogie e complementarità importanti.

• Analogie:
  – La parte Integrazione – Ambito – Tempi – Costi è molto tecnica e dettagliata all’interno del PMBoK (in particolare il controllo dei costi) dato che ci sono 4 aree di conoscenza. Queste aree di conoscenza sono veramente degli aspetti di gestione per i project manager. In PRINCE2 sono «coperte» da più prodotti di gestione (i modelli pre-formattati) ed è la tematica Piani che tratta la nozione di gestione di tempi e di costi visto che i budget saranno inclusi nei piani.
  – Per la Qualità, PRINCE2 e PMBoK applicano la stessa logica: la qualità si applica a livello di progetto e di prodotti e in seguito in maniera ancora più dettagliata a livello di specifiche del prodotto.
  – Per i Rischi, di nuovo un approccio simile: la gestione dei rischi è riconosciuta come un’attività, una disciplina del project manager. Questo in totale coerenza con l’approccio più ampio dei rischi a livello dell’organizzazione.
• Particolarità di PRINCE2:
  In PRINCE2 il Business Case è essenziale ed obbligatorio. Quindi vuol dire che l’auspicabilità e realizzabilità del progetto è costantemente sotto controllo. Se ci sono dubbi riguardo la fattibilità del progetto, allora è necessaria una decisione e la decisione finale può essere la chiusura del progetto. In PRINCE2 non viene mai dato niente per scontato riguardo la realizzabilità del progetto. Questo aspetto non viene trattato nel PMBoK, nel quale il project manager considera la fattibilità del progetto come acquisita, il controllo della realizzabilità viene fatto in un altro contesto delle guide PMI.
• Particolarità del PMBoK:
  Il PMBoK è molto orientato all’Approvvigionamento (materiali, servizi, ecc.) e ha delle tecniche dettagliate per spiegare come fare. PRINCE2 considera gli approvvigionamenti attività come le altre all’interno del progetto e quindi è meno prescrittivo su questo aspetto. Saranno integrate nella pianificazione come delle attività con delle risorse specializzate in acquisto e negoziazione.
• Complementarità:
  – Risorse Umane e Organizzazione: entrambi i metodi hanno compreso l’importanza delle strutture di risorse umane ma anche di una strategia di comunicazione capace di far parlare i diversi livelli dell’organizzazione. Si tratta di un’area di conoscenza separata nel PMBoK ed è un documento in PRINCE2, la strategia di comunicazione.
  – PRINCE2 è molto prudente nell’affrontare i cambiamenti e ha dedicato una tematica a questo argomento: Cambiamento. La tematica tratta la gestione delle questioni (il termine ‘questione’ è utilizzato per descrivere un avvenimento imprevedibile che può avere un impatto sulla riuscita del progetto). Spesso, i project manager gestiscono 50/50 i rischi e le questioni.
  La tematica del Cambiamento di PRINCE2 tratta ugualmente la gestione della configurazione che non è un’area di conoscenza nel PMBoK.
  Il PMboK, invece, dà delle raccomandazioni forti sulla gestione di domande di modifica senza tuttavia creare un’area di conoscenza.
  – In PRINCE2 la tematica Stato di avanzamento permette di controllare il progetto, attraverso la misurazione dello stato di avanzamento effettivo e la creazione di prodotti di gestione (checkpoint report, highlight report…), in pratica tutto ciò che aiuta la comunicazione per l’avanzamento del progetto. Questa tematica è un processo nel PMBoK: Monitoraggio e Controllo.
  => Quindi molte somiglianze!

3. Principi PRINCE2
In PRINCE2 ci sono 7 Principi (Giustificazione commerciale continua, Apprendimento dall’esperienza, Ruoli e responsabilità predefiniti, Gestione per eccezione, Gestione per Fasi, Focalizzazione sui Prodotti, Adattamento all’ambiente di progetto specifico) che possiamo accostare ad alcune best practice integrate all’interno delle 10 aree di conoscenza del PMBoK. Ritroviamo anche qui differenze e somiglianze.

• Somiglianze:
  Ritroveremo delle somiglianze al livello della Giustificazione commerciale continua (anche se questo aspetto non è trattato direttamente nel PMBoK, è comunque nel PMI), l’Apprendimento dall’esperienza e la Gestione per Fasi.
• Leggere differenze:
  – Focalizzazione sul prodotto: mentre PRINCE2 dice chiaramente «prima i prodotti e a seguire le attività», è un po’ più confuso nel PMBoK. Osserviamo una differenza su questo punto: PRINCE2 insiste bene sul Pensate prima a quello che dovete fare che a come farlo.
  – Uno dei punti forti di PRINCE2 è l’Adattamento all’ambiente di progetto specifico che consiste nell’utilizzare la guida adattandola per gestire i vostri progetti, prendendo semplicemente tutto ciò che è necessario e rispettando i principi nella loro interezza.
• Principali differenze:
  I 2 principi di PRINCE2, Gestione per eccezione e Ruoli e responsabilità predefiniti, rappresentano un aspetto tipico dei metodi del Cabinet Office britannico. La gestione per eccezione può riassumersi come il delegare la responsabilità di fare qualcosa a qualcuno, nei limiti di una tolleranza, definendo in maniera chiara la responsabilità finale («accountable» in inglese). Una volta delegate le attività, assumiamo che tutto vada bene eccetto che non si dica il contrario, ovvero se le tolleranze, che delineano i limiti dello «spazio di manovra», sono a rischio.
  L’attuazione di questo principio libera del tempo di gestione ma può essere rischiosa se la comunicazione non funziona bene. PRINCE2 rinforza quindi il principio attraverso una strategia di comunicazione e ugualmente include delle responsabilità che fanno capo alla persona che ha il ruolo di garanzia nel progetto al fine di verificare che la comunicazione funzioni.

La Governance del progetto
Nel PMBoK, il project manager ha una grande responsabilità: è responsabile del successo del progetto e dei prodotti.
In PRINCE2 questa responsabilità è duplicata – abbiamo una coppia che lavora insieme al successo del progetto: un executive, capo del comitato di progetto e responsabile del successo del progetto. E a seguire il project manager, che è responsabile del successo dei prodotti.
Per la parte di consegna osserviamo la stessa logica: viene trattata dall’area di conoscenza Approvvigionamento nel PMBoK, mentre in PRINCE2 è controllata dal Team Manager e specialmente grazie a un documento chiamato «pacchetto di lavoro» che si presenta sotto forma di un vero contratto con il Project Manager.
In questi ambiti troviamo una differenza tra le due guide. È probabilmente una differenza culturale; in sintesi nel PMBoK si centralizza, in PRINCE2 si delega (in inglese ‘empowerment’).

La Pianificazione
Nel project management, dire «obiettivi e organizzazione», è uguale a dire «pianificazione». La pianificazione serve a livello dell’organizzazione a realizzare gli obiettivi e ogni livello dell’organizzazione avrà i suoi livelli di pianificazione.
Nel PMBoK, il Project Manager ha come pianificazione “la schedulazione”. Questa pianificazione copre i 5 gruppi di processi per realizzare il suo progetto dall’inizio alla fine. Possiamo avere delle varianti per organizzare questi 5 processi, per esempio in maniera sequenziale e/o con sovrapposizione.
In PRINCE2 è un po’ più sviluppato, infatti ci sono tre livelli d’organizzazione: l’Executive, il Project Manager e il Team Manager, e per ciascuno di questi 3 livelli troviamo un piano per realizzare i loro obiettivi.
L’Executive e il Comitato di Progetto utilizzano il piano di progetto che è progressivo e collega le fasi di gestione una dopo l’altra. La fattibilità del progetto, la qualità richiesta dal cliente, le performance e la Documentazione d’Inizio Progetto (equivalente al Piano di gestione del progetto nel PMbok) sono verificate a ogni limite di fase. È in questo modo che realizzano il loro compito di monitoraggio e controllo del progetto.
Il Project Manager utilizza i piani delle fasi (progressivi) per far realizzare i prodotti. Parallelamente, possiamo trovare un piano tecnico delle fasi che permette di rispondere ai bisogni tecnici e che può essere organizzato in modo sequenziale e/o con sovrapposizione. Qui ritroviamo una certa somiglianza con la pianificazione prevista dal PMBoK.
Al livello di team manager troviamo i piani di team per realizzare i pacchetti di lavoro. Quando i progetti sono complessi questi pacchetti di lavoro si raggruppano nelle fasi tecniche.

Conclusioni
Il PMBoK ha un orientamento molto «tecnico» ed è quindi molto adatto ad organizzazioni che sono già in «modalità progetto».
PRINCE2 ha un orientamento più «gestionale», è un modello di project management fortemente ispirato ai sistemi di qualità. Si adatta a tutti i tipi di organizzazioni, come ad esempio organizzazioni che hanno progetti occasionalmente o in seguito ad un crescita.
Il PMBoK è dedicato a project manager, è uno strumento per il project manager mentre PRINCE2 è uno strumento per organizzazioni che gestiscono progetti nei quali vengono coinvolti tutti i ruoli del team di gestione.
Si tratta quindi di 2 strumenti complementari. È l’organizzazione del team di progetto che decreta il successo del progetto. Organizzazione che è più centralizzata nel PMBoK e presenta più delega e controllo in PRINCE2.
Questo approccio diverso dell’organizzazione porta a delle differenze nell’approccio di pianificazione e la pianificazione è un elemento chiave nel funzionamento dei progetti.
PRINCE2 inoltre descrive all’interno del suo manuale le principali differenze con il PMBoK : «Il PMBOK comprende le competenze e le tecniche di project management che i Project Manager devono applicare» mentre «PRINCE2 è un metodo di project management integrato che fornisce una serie di processi e tematiche che possono essere applicate per gestire un progetto dall’inizio alla fine».