Come scrivere la Documentazione dell’inizio del progetto (DIP)?

Cos’è la documentazione dell’inizio del progetto (DIP)? Definizione:

In PRINCE2 la DIP (Documentazione dell’inizio del Progetto) è l’insieme di documenti che riunisce le informazioni chiave necessarie per iniziare il progetto su una base solida e per distribuire le informazioni a tutti gli interessati al progetto.

A cosa serve la documentazione dell’inizio del progetto?

La documentazione dell’inizio del progetto, elaborata durante il processo di Inizio del progetto, ha come obiettivo quello di definire il progetto per costituire le basi per la sua gestione e la valutazione del suo successo globale. La documentazione dell’inizio del progetto fornisce la direzione, l’ambito e, insieme al Piano della Fase, costituisce il “contratto” tra il Project Manager e il Comitato di Progetto.

Le funzioni della documentazione di inizio progetto sono tre:

• Assicura che il progetto abbia una solida base prima di chiedere al Comitato di progetto di fornire un contributo significativo al progetto.
• Funge da documento base rispetto al quale il Comitato di Progetto e il Project Manager possono valutare lo stato di avanzamento, le questioni e i problemi relativi alla fattibilità continua.
• Fornisce una fonte univoca di riferimento riguardo al progetto, in modo che le persone che entrano a far parte della cosiddetta “organizzazione provvisoria” possano apprendere in modo semplice e rapido di cosa tratta il progetto e come è gestito.

Il DIP è un prodotto dinamico in quanto deve sempre rispecchiare lo stato, i piani e i controlli correnti del progetto. Alla fine di ogni fase si dovranno aggiornare i prodotti che la compongono e, se necessario, creare nuove versioni baseline, in modo da rispecchiare lo stato attuale delle parti che la costituiscono.

La versione della documentazione dell’inizio del progetto utilizzata per ottenere l’autorizzazione del progetto deve essere conservata come base rispetto alla quale si dovrà successivamente valutare la prestazione al momento della chiusura del progetto.

Composizione della documentazione dell’inizio del progetto:

La documentazione dell’inizio del progetto deve comprendere i seguenti elementi:

• Definizione del progetto: spiega gli obiettivi del progetto (contesto, obiettivi del progetto e i risultati desiderati, l’ambito del progetto e le esclusioni, i vincoli e le supposizioni, gli utenti, le eventuali altre parti interessate note e le interfacce.
• Approccio al progetto: definisce la soluzione prescelta che sarà usata nel corso del progetto.
• Business Case: descrive la giustificazione del progetto basata sui costi, sui rischi e sui benefici stimati.
• Struttura del team di gestione del progetto: organigramma che riporta tutte le risorse che prenderanno parte al progetto.
• Descrizioni dei ruoli: relative al team di gestione del progetto e qualsiasi altra risorsa essenziale.
• Strategia di gestione della qualità: definisce le tecniche e gli standard di qualità da applicare, nonché le responsabilità relative al raggiungimento dei livelli di qualità desiderati.
• Strategia di gestione della configurazione: descrive la modalità di controllo e di protezione dei prodotti del progetto, nonché il/la responsabile di questa attività.
• Strategia di gestione del rischio: descrive le tecniche e gli standard specifici di gestione del rischio da applicare e le responsabilità relative alla realizzazione di una procedura di gestione del rischio efficace.
• Strategia di gestione della comunicazione: definisce le parti interessate al progetto e i mezzi e la frequenza di comunicazione tra le stesse ed il progetto.
• Piano di progetto: descrive come e quando si devono realizzare gli obiettivi del progetto, e fornisce una baseline rispetto alla quale monitorare lo stato di avanzamento.
• Controlli del progetto: riepilogo dei controlli a livello del progetto, come limiti di fase, tolleranze concordate, monitoraggio e reporting.
• Adattamento di PRINCE2: descrive come PRINCE2 verrà adattato al progetto.

Cronologia della creazione della documentazione dell’inizio del progetto

Dove posso trovare i dati/le fonti per elaborare la documentazione dell’Inizio del progetto?

La documentazione dell’inizio del progetto riprende le informazioni presenti nel project brief. In effetti, il project brief descrive scopo, costo, tempistiche, requisiti di prestazione e restrizioni al progetto. Il project brief viene creato nella fase pre-progettuale, durante il processo di Avvio di un Progetto, e viene utilizzato durante il processo di Inizio di un Progetto al fine di creare la documentazione dell’inizio del progetto e i relativi componenti. Non viene conservato e viene sostituito dalla documentazione dell’inizio del progetto. Il project brief comprende i seguenti elementi:

• definizione del progetto
• business case preliminare
• descrizione del prodotto del progetto
• approccio al progetto
• struttura del team di gestione del progetto
• descrizioni dei ruoli
• riferimenti a qualsiasi documento o prodotto correlato.

Questi elementi essenziali del project brief sono quindi ripresi nella documentazione dell’inizio del progetto e integrati con i nuovi elementi ottenuti da colloqui con:

• gli utenti, riguardo le loro esigenze,
• i fornitori, per ottenere le informazioni sui metodi, gli standard e i controlli applicati,
• l’azienda, sui rapporti qualità prezzo dei prodotti

La documentazione dell’inizio del progetto comprende tutti i prodotti di gestione derivanti dal processo di Inizio di un progetto, ad eccezione della Strategia di gestione dei benefici che continua ad essere conservata dopo il progetto e non viene archiviata insieme agli altri documenti del progetto.

Formato e presentazione

La Documentazione dell’inizio del progetto può essere in diversi formati, tra cui:

• Un documento singolo
• Un indice che rimanda a una raccolta di documenti
• Una raccolta di dati in uno strumento di gestione del progetto.

La documentazione dell’inizio del progetto è un prodotto dinamico, per questo il business case e il piano di progetto sono aggiornati durante il processo di Gestione del limite di fase. Gli altri documenti della DIP possono essere aggiornati se necessario (le quattro strategie, i controlli del progetto ecc.).

Alla fine del progetto, durante il processo Chiusura del Progetto, la documentazione dell’inizio del progetto viene confrontata con la DIP finale per valutare la prestazione del progetto.

Per approfondire leggi anche:

• Come scrivere un project status report
• Come scrivere un Business Case (BC)?
• Cos’è un contingency plan e come scriverlo?

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